Acceso remoto a las comunicaciones en el lugar de trabajo: Recomendaciones para los empleadores en tiempos de expansión del teletrabajo

*desarrollado en consenso por organizaciones de defensa del consumidor y expertos en la materia para sordos, personas con pérdida de audición y sordociegos

Los empleadores tienen la obligación legal, bajo las leyes de derechos de los discapacitados, de acomodar a los empleados y futuros empleados[1]  que sean sordos, con pérdida de audición, sordociegos y sordos con otras discapacidades[2]. Esta obligación continúa durante la crisis de COVID-19 y los empleadores deben asegurar que sus herramientas de comunicación remota, incluyendo las plataformas de videoconferencia, sean completamente accesibles para estos empleados. Las personas sordas, con pérdida de audición y sordociegas empleadas durante la crisis de COVID-19 pueden encontrar barreras significativas para la comunicación, ya que su trabajo pasa de las oficinas físicas a trabajar desde casa y otros contextos remotos. Este documento tiene como objetivo ayudar a los empleadores a comprender y cumplir con sus obligaciones hacia los empleados sordos, con pérdida de audición y sordociegos durante la crisis, incluyendo los tipos de adaptaciones necesarias, estrategias para la videoconferencia y el protocolo de comunicación.

Tabla de Contenido:

  1. Introducción
  2. Tipos de Adaptaciones
  3. Etiqueta para las Comunicaciones Auditivas
    1. Etiqueta de Comunicación
  4. Estrategias para Videoconferencias
    1. Consejos para Dirigir una Reunión
      1. Grupos pequeños, hasta 4 personas
      2. Grupos de 5 a 7 personas
      3. Grupos con más de 8 personas
    2. Plataformas de Videoconferencia
    3. Consejos de tecnología
    4. Consejos para Realizar un Seminario Web
  5. Recursos relacionados
  6. Glosario
  7. Para mayor información
  8. Colaboradores
  9. Apéndice A: Proveedores de Servicios de Accesibilidad
    1. Proveedores de Subtítulos Remotos
    2. Proveedores de Servicios de Relevo por Video
 

Introducción

Según la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) y otras leyes sobre discapacidad, los empleadores deben proporcionar habitualmente comunicaciones tradicionales para las reuniones en persona, como intérpretes en el sitio, subtitulado (también conocido como Acceso a la Comunicación con Traducción en Tiempo Real (CART)), y así por el estilo. La forma de comunicación debe estar en consonancia con las necesidades específicas de cada empleado sordo, con pérdida de audición y sordociego, ya que no hay una solución única para todos los empleados.

El cambio a los servicios remotos puede modificar los modos ordinarios de comunicación en el lugar de trabajo en los que confían los empleadores, desde las reuniones en persona hasta las plataformas remotas como los servicios de videoconferencia. Este cambio a las comunicaciones a distancia significa que los empleadores deben asegurarse de que sus empleados tengan acceso tanto al equipo necesario, como computadoras portátiles, tabletas y tecnología de asistencia, como a los servicios necesarios, como la interpretación y la subtitulación a distancia para las videoconferencias. Además de proporcionar equipo y servicios de accesibilidad, los empleadores pueden utilizar los instrumentos complementarios ya disponibles, como las salas de charla en plataformas de videoconferencia. Los empleadores deben determinar las medidas de accesibilidad necesarias en consulta con sus empleados. Es fundamental que los empleadores hagan los preparativos logísticos y financieros necesarios para asegurar el éxito continuo de sus empleados sordos, con pérdida de audición y sordociegos, y que consulten a los empleados afectados antes de las reuniones a distancia. El empleador sigue siendo responsable de pagar las medidas de accesibilidad necesarias.

 

Tipos de Adaptaciones

En cualquier lugar en el que el nuevo enfoque de trabajo a distancia de un empleador requiera comunicación verbal o escuchar el contenido auditivo, es fundamental que el empleador considere cómo hacerlo accesible para los empleados sordos, con pérdida de audición y sordociegos.

Para la comunicación verbal, como llamadas telefónicas o videoconferencias, un empleador debe proporcionar una manera para que un empleado sordo, con pérdida de audición o sordociego tenga acceso a lo que se dice auditivamente. Los ejemplos incluyen la Interpretación Remota por Video (VRI), Servicios de Subtitulado de Acceso a la Comunicación en Tiempo Real (CART), Servicios de Relevo por Video (VRS), Servicios Telefónicos Subtitulados de Protocolo de Internet (IP-CTS) y otros servicios de relevo. Otro ejemplo es el subtitulado de todos los videos enviados a los empleados. Los videos deben ir acompañados de una transcripción para los empleados de sordociegos. La transcripción también debe incluir toda la información de sonido de fondo y las descripciones de audio del entorno del video para que el empleado sordociego pueda acceder a la misma información que los demás.

El VRS es un servicio de telecomunicación que permite a quienes utilizan la lengua de señas comunicarse por videoteléfonos en tiempo real con los oyentes del otro extremo, a través de un intérprete de lengua de señas. El IP-CTS es un servicio de telecomunicaciones en el que un asistente de comunicación (CA) repite lo que dice la persona oyente y la tecnología de reconocimiento de voz transcribe automáticamente la voz del CA en subtítulos, que se muestran en un teléfono especializado con subtítulos para la persona con pérdida de audición. Los empleados federales también pueden acceder a los subtítulos de la teleconferencia a través de la Retransmisión de Subtitulado de la Conferencia (RCC) [3]. El RCC también se ofrece para el marcado de diez dígitos[4] en los siguientes estados: AZ, CO, CT, FL, HI, MD, ME, MT, MO, NJ, NC, RI, SD, VT, VA, WV y WY.

Tales soluciones no son de talla única. Un empleado sordo puede requerir un intérprete de lengua de señas estadounidense (ASL) con conocimientos especializados en el tema que se está tratando, mientras que un empleado con pérdida de audición puede requerir servicios de subtitulado. Un empleado sordo-ciego puede requerir equipo de lectura de pantalla u otro equipo para acceder a los subtítulos o un facilitador de comunicación para proporcionar acceso a la lengua de señas táctil en persona con equipo de protección personal (PPE). Un empleado sordo con discapacidades de movilidad como la parálisis cerebral puede requerir un intérprete sordo certificado a distancia. El empleador no debe hacer suposiciones sobre la prestación de adaptaciones. Pregunte a cada empleado sordo, con pérdida de audición o sordociego sobre lo que funciona mejor para ellos, con mucha anticipación a las reuniones remotas, seminarios en línea o comunicaciones auditivas similares.

Por ejemplo, un empleador debe consultar con un empleado si prefiere el subtitulado profesional en vivo de Acceso a la Comunicación en Tiempo Real (CART), si se siente cómodo usando la tecnología de subtitulado de reconocimiento automático del habla (ASR), o si prefiere usar un servicio de retransmisión para llamar por teléfono. El empleador no debe hacer ninguna suposición sobre qué proporcionar o basar las decisiones totalmente en el costo. Más bien, la decisión debe dejarse en manos de cada empleado. El empleador debe respetar los deseos del individuo.

Si la reunión se celebra en una plataforma de videoconferencia y el empleado en cuestión requiere acceso a ASL, se deberían proporcionar intérpretes a distancia directamente a través de la plataforma de videoconferencia (por ejemplo, utilizando los servicios de interpretación a distancia por vídeo (VRI)) en lugar de que el empleado en cuestión llame utilizando VRS. La asignación de llamadas mediante el VRS se realiza a partir de un grupo aleatorio de intérpretes, mientras que el empleador puede solicitar al proveedor de VRS un intérprete especializado y bien versado en el tema en cuestión. Si la comunicación auditiva que tiene lugar es una llamada telefónica normal, entonces el VRS es apropiado.

Del mismo modo, si la reunión tiene lugar en una plataforma de videoconferencia y el empleado en cuestión requiere acceso a subtítulos, se debe proporcionar un CART remoto (con taquígrafos profesionales) en lugar de depender de servicios de transcripción automatizada para las llamadas IP-CTS. Si la comunicación auditiva que tiene lugar es una llamada telefónica normal, entonces el IP-CTS puede ser apropiado.

Aunque no respaldamos a ningún proveedor en particular, una lista de algunos proveedores de CART, VRS e IP-CTS se puede encontrar en el Apéndice A.

Etiqueta para las comunicaciones auditivas
 
La naturaleza de las videoconferencias y las llamadas en conferencia puede hacer que la comunicación sea un desafío para todos. La creación de un conjunto de reglas de comunicación que todos sigan puede a menudo reducir esos desafíos y facilitar una comunicación eficaz y equitativa durante las reuniones. El modelo de reglas de comunicación que se presenta a continuación está diseñado para la videoconferencia, pero algunos de estos conceptos también pueden aplicarse a los servicios de relevo.

Etiqueta de Comunicación

Estas reglas de comunicación deben compartirse antes de la reunión y luego repetirse al comienzo de la reunión durante el pase de lista:

  1. Por favor use una  herramienta para solicitar el derecho de palabra e incluya un enlace en el calendario de invitación.
    1. Recuerde devolver el derecho de palabra luego de que termine tu turno.
  2. Por favor, espere hasta que el moderador lo le reconozca el derecho a la palabra.
  3. Solo una persona tiene el derecho de palabra a la vez.
  4. Por favor realice la lengua a señas o hable despacio y claro.
  5. Por favor, identifíquese antes de comentar (por ejemplo, “este es Tommy”).
  6. Si utiliza el video, por favor deje la cámara apagada hasta que el moderador le dé la palabra. En ese momento, puede hacer clic en “iniciar vídeo”. Por favor, haga clic en “Detener video” una vez que termine expresar la lengua de señas o bien decir su comentario o pregunta.
  7. Por favor, asegúrate de ocultar a los “no participantes del video”. El anfitrión de la reunión mostrará el vídeo de los participantes que no sean el anfitrión o los intérpretes sólo cuando hablen o hagan señas. Sólo el anfitrión de la reunión y los intérpretes estarán visibles en la pantalla durante toda la duración de la reunión. Esto es para evitar que la plataforma se llene de demasiadas pantallas de vídeo, lo que hace difícil ver lo que se está expresando a través de la lengua de señas.
  8. Si utiliza vídeo, por favor asegúrese de que está enmarcado e iluminado correctamente, y de que tiene la atención del intérprete de trabajo antes de proceder.
  9. Si utiliza audio, por favor no ponga la llamada en espera ya que esto podría resultar en que todos los participantes escuchen la música de fondo de su teléfono interrumpiendo la llamada.
  10. Si utiliza el audio o el video, por favor silencie su micrófono/teléfono cuando no esté comentando y anule el silencio cuando lo esté haciendo.
  11. Si utiliza el teléfono para conectarse, por favor no hable por el altavoz.  La experiencia ha demostrado que cuando las personas llaman e intentan hablar con el teléfono en el altavoz, se produce un eco y una mala calidad de audio.
  12. Haga pausas según sea necesario para mantener el ritmo de la reunión accesible para todos.
 

Estrategias para la videoconferencia

Esta sección cubre las necesidades de las personas que utilizan principalmente la lengua de señas durante las reuniones virtuales en el lugar de trabajo. Muchos de estos consejos también se pueden aplicar a las personas sordas y con pérdida de audición que escuchan y leen los labios principalmente.

Los diferentes sistemas de videoconferencia tienen cada uno sus puntos fuertes y débiles con respecto a las características de accesibilidad. Algunas de las características que los empleadores pueden considerar son:

  • Integración con servicios de subtítulos [5] (por ejemplo, CART Remoto StreamText)
  • Apariencia personalizada por el usuario y tamaño de fuente de los subtítulos [6]
  • Integración con servicios de reconocimiento automático de voz (ASR) [7]
  • Disponibilidad de números de diez dígitos para permitir la participación a través de servicios de retransmisión [8]
  • Fijación de videos para admitir intérpretes de lengua de señas cuando el video sigue al orador activo [9] 
  • Cambio de tamaño del video controlado por los participantes [10] para mejorar el acceso visual a intérpretes y/o lectura de labios
  • Disponibilidad de videos ampliados y uso compartido de pantalla [11] al mismo tiempo para apoyar la interpretación y / o lectura de labios en modo presentación.
  • Funcionalidad de chat de texto con notificaciones visuales destacadas [12]
  • Número de videos admitidos sin degradación de la calidad. [13] 
  • Soporte para ver la galería de videos [14]
  • Soporte para funciones de coanfitrión o moderador [15] 

Vea también  la matriz con una evaluación de características comunes de videoconferencia.

 

Consejos para Dirigir una Reunión [16] 

Dirigir una reunión virtual exitosa requiere una mentalidad diferente a la de una reunión en persona. Las dinámicas de comunicación e interacción son completamente diferentes de las reuniones presenciales.

Las reuniones virtuales que incluyen usuarios de la lengua de señas también se escalan de manera muy diferente a las reuniones virtuales que son totalmente de audio. En las reuniones que incluyen a usuarios de lengua de señas, lo mejor es mantener los grupos pequeños. En las reuniones en las que esto no es posible, la adopción de reglas de comunicación e interacción y la comunicación de estas reglas a todos los empleados ayudará a aumentar la probabilidad de éxito de las reuniones:

  • Grupos pequeños de hasta 4 personas.: Por lo general, no requiere reglas de reunión formales a menos que la red de un participante funcione mal.
  • Grupo de 5 a 7 personas: Gestionar la toma de turnos y el derecho de palabra se vuelve importante. Por lo general, esto requiere que un moderador asigne turnos y que los participantes no realicen señas fuera de turno.
  • Grupos de más de 8 personas: Las reglas formales de comunicación se vuelven importantes, incluida una política de apagado de video para las personas que actualmente no tienen la palabra.
  • Reuniones con lengua de señas y participantes auditivos.: Se aplican consideraciones adicionales para audio e intérpretes, y se recomienda agregar CART. Si hay personas sordas o con pérdida de audición que no realicen lengua de señas, entonces agregar CART es imprescindible.
  • Participantes mixtos en la misma sala y remotos: Esta es una configuración increíblemente desafiante. No recomendado, pero si es necesario, las recomendaciones se describen a continuación.
Las reglas no son rígidas y fijas, y deben ser evaluadas y ajustadas caso por caso.
 
Los escenarios que se exponen a continuación pueden aplicarse a todos los contextos de interpretación de lengua de señas o a situaciones en las que haya una mezcla de intérpretes y no intérpretes. Tenga en cuenta que, si la reunión tiene una mezcla de participantes oyentes e intérpretes de señas, la mayoría de las consideraciones de configuración son las mismas que las de las reuniones grandes con más de 8 participantes (véase más abajo). Toda reunión que mezcla participantes intérpretes y no intérpretes de señas crea algunas complicaciones adicionales e influye en las normas de comunicación. Estas reglas son especialmente importantes si algunos de los participantes no intérpretes de señas de una reunión de audio son sordos o tienen pérdida de audición.
 
Al mismo tiempo, la adición de las comunicaciones de audio también ofrece la oportunidad de añadir el CART remoto. Incluso si ninguno de los participantes en una reunión de audio es sordo o tiene pérdida de audición, el CART puede aliviar en gran medida la carga cognitiva de la ejecución de una reunión porque permite a los participantes y a los facilitadores apartar la mirada o perder temporalmente la concentración sin perder la pista de lo que está sucediendo durante la reunión. Si se ofrece un CART remoto y se necesita una ventana separada[17], el participante puede cambiar el tamaño de la ventana separada y colocarla en un lugar relativo a la pantalla de la videoconferencia que optimice la legibilidad. Las aplicaciones que admiten la canalización de los subtítulos, pueden no admitir la opción de redimensionar o mover la ventana de subtítulos. Si se ofrece un CART remoto y se necesita una ventana separada, el participante puede cambiar el tamaño de la ventana separada para que quepa debajo de la pantalla de la videoconferencia para optimizar la legibilidad. Si bien algunas aplicaciones admiten la colocación de subtítulos, no se puede leer de la misma manera que en una ventana separada. Una segunda pantalla puede ser muy útil; alternativamente, un teléfono inteligente o una tableta junto a la computadora también funciona bien para ver los subtítulos en una ventana separada.
 
Una vez más, un empleador debe consultar con un empleado si éste prefiere los subtítulos profesionales o si se siente cómodo utilizando la tecnología de subtítulos de reconocimiento automático de voz (ASR). El empleador no debe hacer ninguna suposición sobre qué proporcionar o basar las decisiones totalmente en el costo. Más bien, la decisión debe dejarse en manos de cada empleado. El empleador debe respetar los deseos del individuo.
Independientemente de si se utiliza o no el audio, si la reunión involucra a empleados con señas, el video del intérprete de lengua de señas debe estar siempre encendido.
Small

Grupos pequeños de hasta 4 personas.

Muchos empleados ya tendrán una experiencia habitual con este escenario. Tener todos los videos en pantalla simultáneamente y tener una conversación debería funcionar bien. Un par de consideraciones:

  1. Si la conexión a Internet de un participante es deficiente o la reunión tiene que realizarse en el teléfono inteligente de alguien, puede ser útil que los participantes apaguen el vídeo cuando no estén interpretando en lengua de señas en el grupo. Enciende el vídeo cuando tengas algo que decir y apágalo cuando hayas terminado.
  2. Una alternativa es que el anfitrión de la reunión destaque al intérprete de señas activo en ese momento.
    1. Otra alternativa es que el anfitrión de la reunión anuncie claramente al intérprete de lengua de señas actualmente activo en ese momento y espere a que el participante del teléfono inteligente seleccione el video del intérprete de lengua de señas activo. El intérprete de lengua de señas activo debe esperar a que el participante confirme que puede continuar.
    2. Ambas alternativas aumentan la carga cognitiva en el anfitrión de la reunión.
  3. Un segundo  participante debe ser designado como coanfitrión en caso de que el anfitrión pierda la conexión.
  4. Si la herramienta no admite el co-hospedaje, el host debe tener una conexión a Internet estable (por ejemplo, cable o fibra).
5-7

Grupos de 5 a 7 personas

Con este tamaño de grupo, la dinámica de la comunicación comienza a cambiar. El control de los turnos se vuelve importante para evitar que las personas se comuniquen realicen de señas entre sí:

  1. El moderador (o un participante designado) debe manejar la toma de turnos y la palabra. Los participantes piden la palabra levantando la mano en el vídeo. El moderador asigna la palabra a las personas diciendo sus nombres y mencionando quién es el siguiente en la cola (de manera muy parecida a como se haría en una gran reunión cara a cara).
  2. Hacer que a un participante sea el coanfitrión  en caso de que el anfitrión pierda la conexión. Configure un canal paralelo entre estas dos personas (por ejemplo, a través de mensajes de texto), en caso de que el presidente no pueda volver a unirse a una reunión.
  3. Si la herramienta no admite el co-anfitrión, el anfitrión debe tener una conexión a Internet estable (por ejemplo, cable o fibra).
  4. Como en el caso anterior, si la conexión de un participante es realmente deficiente o la reunión debe realizarse en el teléfono inteligente de alguien, puede resultar útil apagar el vídeo cuando no se esté interpretando por lengua de señas en el grupo. Enciende el vídeo cuando tengas algo que decir y apágalo cuando hayas terminado. El hecho de activar el vídeo debe considerarse como una petición para obtener la palabra y debe esperar la confirmación del moderador. Encender el video debe considerarse como una solicitud para obtener la palabra y debe esperar la confirmación del moderador.
    1. Una alternativa es que el anfitrión de la reunión haga destacar al intérprete de señas activo.
    2. Otra alternativa es que el anfitrión de la reunión anuncie claramente al intérprete de lengua de señas actualmente activo y espere a que el participante del teléfono inteligente seleccione el video del intérprete de lengua de señas activo. El intérprete de lengua de señas activo debe esperar a que el participante confirme que puede continuar.
    3. Ambas alternativas aumentan la carga cognitiva en el anfitrión de la reunión.
    4. Una tercera alternativa es hacer que el participante escriba sus preguntas en el chat de la plataforma de video para que todos las vean.
  5. Hacer que una persona que no sea el presidente tome notas en un Google doc compartido (o equivalente). Con la administración de turnos, el anfitrión corre el riesgo de retrasar la reunión. Una alternativa es grabar la reunión  y luego tomar notas luego.
 
Grupos de más de 8 personas

Tener todos los videos en la pantalla al mismo tiempo ya no es una opción. Incluso si todo el mundo tuviera una perfecta conexión a Internet con vídeo fluido (lo que no será el caso), la gran cantidad de movimiento que se está produciendo distrae demasiado, y se hace difícil centrarse en la persona que tiene la palabra en ese momento.

El tamaño del video también se vuelve una prioridad en las computadoras portátiles y tabletas. Si bien algunas plataformas de videoconferencia permiten fijar el vídeo de una persona determinada para mantenerlo grande, el esfuerzo que hacen los participantes para cambiar al vídeo correcto para fijar después de que se le da la palabra a alguien hace que este enfoque sea ineficaz.

Por consiguiente, la política por defecto consiste en tener el vídeo desactivado. Cada participante debe tener cuidado de encender el vídeo después de que se le conceda la palabra y de apagarlo cuando se haya completado la interacción. El anfitrión de la reunión debe apagar unilateralmente el vídeo de los participantes y solicitar que un participante lo encienda cuando le corresponda, si la plataforma es compatible con estas características.

Sólo tres participantes deben tener el vídeo encendido en todo momento:

  • El anfitrión de la reunión
  • La persona que administra la toma de turnos y vigila la caja de chat (más información al respecto a continuación)
  • Los intérpretes de lengua de señas (si corresponde)

Seguir esta regla significa que un máximo muy manejable de cuatro videos estará en pantalla en todo momento.

Para evitar la sobrecarga cognitiva, es esencial un mínimo de tres roles designados

Seguir esta regla significa que un máximo, muy manejable, de cuatro videos estarán en pantalla en todo momento.

Para evitar la sobrecarga cognitiva, es esencial designar un mínimo de tres roles:

  1. El anfitrión de la reunión: El anfitrión de la reunión es responsable de revisar la agenda y mantener las reuniones en el camino. Sin embargo, incluso el anfitrión de la reunión debe delegar a la persona que administra la toma de turnos. Sin embargo, la persona que administra la toma de turnos debe dar prioridad a dar la palabra al anfitrión de la reunión cuando lo solicite.
  • El administrador de la toma de turnos: Esta persona es responsable de determinar quién pide la palabra, vigilar el buzón de chat en busca de comentarios para llamar la atención de la reunión, asignar los turnos de manera equitativa y hacer cumplir la política de video-apagado. Esta persona debe dominar la sala de charla y los instrumentos de vídeo integrados y también debe dominar el instrumento recomendado para solicitar el derecho de palabra (más abajo).
  • Apuntador: Debido a los desafíos que plantea la atención visual, se recomienda que la persona encargada de tomar notas sea otra persona, diferente al anfitrión.

El anfitrión de la reunión y el administrador de los turnos deben tener una muy buena comunicación y entendimiento. Se necesita un canal paralelo (por ejemplo, mensajes de texto, un IM separado, etc.) para aquellas situaciones en las que se debe manejar la dinámica de la reunión o cuando una de estas dos personas pierde la conexión. El anfitrión de la reunión y el administrador de turnos también deben ser co-anfitriones de la reunión.

 

Herramienta para solicitar el derecho de palabra.

Si bien algunas plataformas de videoconferencia tienen integradas herramientas para solicitar el derecho de palabra, estos pueden tener limitaciones inviables. En primer lugar, algunos instrumentos no tienen herramientas para la manipulación de las colas, por lo que es difícil saber quién pidió primero la palabra y, por lo tanto, es difícil hacer que la comunicación sea equitativa. (Esto puede ser un problema incluso en las reuniones en que los anfitriones son plenamente conscientes de esta problemática). La segunda es que pueden reducir el área de la pantalla para el video.

Hay otras herramientas disponibles con una funcionalidad de solicitud de derecho de palabra más sofisticada. Si bien el uso de una herramienta externa puede aumentar la carga cognitiva de algunos participantes, tiene también dos ventajas que pueden dar lugar a una compensación que valga la pena a medida que aumenta el tamaño de la reunión: 1) permite a un participante utilizarlo en un dispositivo o pantalla aparte con la máxima flexibilidad para organizar las ventanas a fin de maximizar el espacio para vídeos y subtítulos, y 2) permite potencialmente a los participantes que llaman a través de una línea telefónica sólo participar en la solicitud del derecho de palabra.

Aunque no apoyamos ninguna en particular, una herramienta gratuita está alojada en https://tohru.raisingthefloor.org. TOHRU tiene una poderosa forma de gestionar las colas, y tiene botones para indicar qué tipo de interacción está pidiendo el participante. Esto no sólo confiere beneficios de accesibilidad, sino que, en nuestra experiencia colectiva, beneficia a todos.

El grupo debe determinar si esta herramienta es la mejor opción. Una alternativa es la herramienta tradicional de levantar la mano en la plataforma de videoconferencia, a pesar de ciertas limitaciones, o escribir en el cuadro de chat para pedir la palabra.

Consejos para el Administrador de Turnos/Anfitrión

Consejos para el gerente/presidente de turno

  1. Si se está desarrollando un diálogo de ida y vuelta, considere la posibilidad de dar la palabra por turno a las dos partes del diálogo hasta que se llegue a una resolución.
  •  Si se utiliza el instrumento de dar el derecho de palabra y una persona ha indicado una “respuesta” o una “propuesta”, considere la posibilidad de dar prioridad a esta persona, aunque no sea la primera en la cola. (Esto se aplica incluso si no se ha resuelto aún un diálogo).
  • Retirar el derecho de palabra inmediatamente si el participante se olvida de hacerlo después de su turno.
  • Avise a la cola (y dé prioridad al tiempo de palabra según lo anterior) cuando le dé la palabra a una nueva persona. Excepción: Cuando se maneja un diálogo, se debe llamar a la cola sólo después de que el diálogo se haya resuelto.
  • Supervise el buzón de chat. No hacerlo es el error más común cometido por las personas que son nuevas en la organización de reuniones virtuales. La gente usa el chat por todo tipo de razones, como cuando tienen dificultades técnicas, no pueden solicitar el derecho de palabra, etc. El encargado de tomar turnos es el responsable de leer los comentarios en la ventana del buzón del chat y decidir cuándo hacerlo. El comentario del buzón de chat debe tratarse como parte integral de la cola con los mismos tipos de prioridades que los cuatro puntos anteriores.
  • Si utiliza el audio, configure la reunión para que las personas que se unan a ella lo hagan silenciados si su plataforma lo permite.
  • Trabaje con los intérpretes para detectar problemas de audio y recuerde a los participantes que se silencien.
  • Incluso los intérpretes necesitan silenciar sus micrófonos cuando no están hablando por un participante.
  • Los anfitriones pueden obligar a una persona a silenciarse

Participantes mixtos locales / remotos en la misma sala

Evita este tipo de reunión si puedes. Si es necesario, cada participante debe traer su propio ordenador portátil y tratar la reunión como una gran reunión virtual, con las mismas reglas de comunicación y de uso de la cámara. Preste especial atención para garantizar que los participantes remotos estén atentos y que los participantes locales en la misma sala no dominen la comunicación.

Si los participantes no están usando sus propias computadoras portátiles, pruebe la tecnología una hora antes de que comience la reunión. Puede tardar ese tiempo en resolver problemas con las cámaras y el audio (si se unen personas oyentes o con pérdida de audición que utilizan el audio), así como en resolver la logística específica de la sala.

En una sala que tiene múltiples cámaras, asigna a una persona dedicada a controlar las cámaras de las personas. La persona que controla las cámaras puede ser el administrador de turno.

Plataformas de videoconferencia

Si bien no respaldamos ninguna plataforma en particular, la tabla de características  tiene por objeto servir de guía sobre una variedad de plataformas de videoconferencia que los empleadores pueden estar utilizando o considerando utilizar. Esta guía está vigente a partir del 1 de mayo de 2020. La funcionalidad puede cambiar a medida que se publiquen nuevas versiones de programas y plataformas, por lo que la información de la tabla debe ser verificada para la toma de decisiones.

Consejos de tecnología

Una segunda pantalla proporciona un importante impulso a la productividad de las reuniones virtuales. Facilita enormemente a los empleados la organización de los participantes, los subtítulos, las pantallas compartidas y otros elementos de la plataforma de la reunión. También hace mucho más fácil editar un documento o ver una página web al mismo tiempo que se ven los subtítulos o un intérprete en vídeo.

  • Si no se pueden proporcionar monitores, los empleados con televisor pueden utilizarlos como segundas pantallas para las reuniones. Un cable HDMI largo permitirá a los empleados sentarse a una distancia cómoda.

Otro aumento de la productividad puede lograrse a través del uso de cables Ethernet desde la computadora de los empleados al enrutador. Puede reducir significativamente los congelamientos y fallas de video.

Los empleadores deben asegurarse de ayudar a los empleados a adquirir estos artículos si es posible.

Consejos para realizar un seminario web

Con un seminario web, los participantes se unirán desde una gama diversa de hardware y sistemas operativos, y los organizadores deberán partir de las peores hipótesis sobre cuánto espacio tienen los participantes en la pantalla y cuántos vídeos pueden ver al mismo tiempo. Esto también significa que el anfitrión tiene la gran responsabilidad de ejercer un control cuidadoso sobre lo que se muestra en las pantallas.

Un seminario web accesible se beneficia de un conjunto de “ojos sordos o con pérdida de audición”: una persona que apoya al anfitrión en la realización del seminario web, pero que se une como participante habitual y ve lo que otros participantes pueden ver, y evalúa la presentación desde la perspectiva de una persona sorda o con perdida de audición. Esta persona se encarga de vigilar la accesibilidad y la facilidad de uso de los intérpretes de lengua de señas y de los subtítulos, según corresponda, y de comunicar rápidamente los problemas al anfitrión. Además, es importante probar cuidadosamente la configuración técnica con antelación, y tomar decisiones sobre si se debe dar prioridad a mostrar a los oradores o a los intérpretes de lengua de señas, o a ambos. Un seminario web accesible también se beneficia de una evaluación crítica del audio durante el montaje técnico antes de la reunión, en particular para las personas con pérdida de audición que dependen del audio y también para los intérpretes y subtituladores.

Se puede encontrar más información junto con un conjunto de estudios de casos de seminarios weben el sitio web del Centro de Investigación de Ingeniería de Rehabilitación de Tecnología para Sordos/Hipoacúsicos (RERC).

Se puede encontrar más información junto con un conjunto de estudios de casos de seminarios web  en el sitio web del Centro de Investigación de Ingeniería de Rehabilitación de Tecnología para Sordos /Hipoacúsicos (RERC).

 

Recursos Relacionados

 

Glosario

  • Reconocimiento de voz automatizado (ASR): tecnología de voz automática que detecta las palabras habladas y las convierte en texto.
  • Acceso a Comunicación de Traducción en Tiempo Real (CART): un taquígrafo profesional transcribe el texto hablado y el sonido en palabras y el texto aparece en tiempo real que los usuarios pueden ver. CART remoto puede ser transmitido a un navegador de Internet.
  • IP-CTS: Servicio telefónico con subtítulos del protocolo de Internet – un sistema de servicio de retransmisión basado en Internet para personas sordas o con pérdida de audición que se comunican hablando y que tienen un teléfono y una computadora u otro dispositivo habilitado para la web para leer la pantalla de subtítulos. El servicio de retransmisión debe cumplir con los criterios de rendimiento establecidos por la Comisión Federal de Comunicaciones (FCC).
  • Subtítulos de Conferencia de Retransmisión (RCC): subtítulos de teleconferencias en tiempo real para empleados federales sordos o con pérdida de audición, que se transmiten a un navegador de Internet.
  • Subtítulos remotos: Un subtitulador en una ubicación remota accede al audio de la reunión (típicamente a través de Internet o del puente telefónico), y luego los subtítulos se transmiten por Internet a los participantes de la reunión. Entre los ejemplos se incluyen CART y RCC remotos.
  • Interpretación Remota de Video (VRI): La VRI utiliza tecnología de videoconferencia, equipo y una conexión de alta velocidad a Internet con suficiente ancho de banda para proporcionar los servicios de un intérprete cualificado. El intérprete de VRI puede unirse a la reunión de videoconferencia directamente y estar visible en la pantalla para todos.
  • Servicios de Relevo por Video (VRS): un sistema de servicio de retransmisión basado en Internet para personas sordas o con pérdida de audición que se comunican por señas. La persona sorda utiliza un equipo de videoconferencia o un videoteléfono, y una conexión a Internet de banda ancha (alta velocidad), para hacer llamadas telefónicas a través de un asistente de comunicaciones (CA) que es un intérprete cualificado de Lengua de Señas Estadounidense (ASL). El CA no puede unirse a la reunión de videoconferencia directamente. Estarán conectados a través de una pantalla separada con la persona sorda que llama y no serán visibles en la pantalla para nadie más.
More 

Para mayor información, favor contactar a:  [email protected]

 

Colaboradores

Esta guía fue desarrollada por organizaciones de defensa del consumidor sordas y con pérdida auditiva y expertos en la materia.:

(* desarrollado en consenso por las organizaciones en defensa del consumidor sordo, con pérdida de audición y sordociegos y expertos en la materia)

 

Apéndice A: Proveedores de Servicios de Accesibilidad

 

Proveedores de subtítulos remotos

 

Proveedores de Servicios de Relevo

Cinco proveedores de VRS pueden ser  Convo, Global, Purple, Sorenson, y ZVRS.

Cinco proveedores de IP-CTS pueden ser CaptionCall (iOS), ClearCaptions (iOS), Hamilton CapTel, InnoCaption (iOS, Android), and Sprint Web CapTel ( página web universal).

 

Notas al pie

  1. Todas las referencias futuras a “empleados” tienen por objeto incluir también a los posibles empleados y elementos remotos del proceso de contratación, como las entrevistas en vídeo. 
  2. Todas las personas sordas, con pérdida de audición, sordociegas y  con otras discapacidades se denominarán en adelante “sordos, con pérdida de audición y sordociegos” durante el resto de este documento. 
  3. Esto sólo es cierto para aquellos cuyas agencias federales tienen una orden de tareas con Servicios de Transmisión Federal a través de la Administración de Servicios Generales (GSA) y no todas las agencias federales procuran Servicios de Transmisión Federal. 
  4. Los servicios estatales de RCC están disponibles para el sector privado. 
  5. Los subtítulos superpuestos en el video, si se hacen bien, reducen la atención visual dividida. 
  6. Algunos sistemas de videoconferencia tienen subtítulos difíciles de leer por defecto. 
  7. El ASR integrado que se alimenta del audio de la conferencia tiende a proporcionar una mayor precisión y facilidad de uso que el ASR que funciona en un sistema separado. 
  8. Los servicios de retransmisión de vídeo y los servicios telefónicos con subtítulos IP sólo pueden conectarse si hay un número de teléfono disponible. 
  9. Si el vídeo sigue al orador, el participante pierde el acceso al intérprete; por el contrario, un participante intérprete de lengua de señas puede querer conservar el vídeo en su persona en lugar de que el intérprete le proporcione la traducción al idioma hablado. 
  10. Algunos valores predeterminados de la videoconferencia son demasiado pequeños para que un participante pueda ver la lengua de señas o la lectura de labios, especialmente si hay muchos participantes en la pantalla.
  11. Varios sistemas de videoconferencia ofrecen sólo una vista en miniatura del vídeo cuando se comparte una pantalla o presentación, que es demasiado pequeña para comprender la lengua de señas o la lectura de labios.
  12. El chat de texto es una característica fundamental para que los participantes puedan alertar a los anfitriones de los problemas de accesibilidad y recibir respuestas.
  13. En algunos sistemas de conferencia, la presencia de demasiados vídeos en pantalla reduce la resolución o la frecuencia de los fotogramas en exceso para que la lengua de señas se mantenga inteligible.
  14. Cuando participan varias personas sordas o con pérdida de audición, se recomienda que todas ellas puedan verse de un vistazo.
  15. Algunos de los consejos descritos en la siguiente sección son más fáciles de implementar con una carga cognitiva menor si los roles de moderador se pueden dividir entre varias personas.
  16. Estas reglas han sido adaptadas de una guía publicada por la tecnología para sordos y con pérdidas de audición RERC
  17. StreamText es un ejemplo común de una ventana separada, pero los autores de estas directrices no respaldan ningún servicio en particular por encima de otros.